STANDARDY OCHRONY MAŁOLETNICH

Zarządzenie wprowadzające SOM.pdf
STANDARDY OCHRONY MAŁOLETNICH 31.08.2026.pdf

Wprowadza się do stosowania „Standardy Ochrony Małoletnich w Urzędzie Gminy w Rudnikach” (zwane dalej „Standardami”). Ich podstawowym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa małoletnim podczas realizowania dowozu do szkół i przedszkoli na terenie gminy Rudniki. Standardy obowiązują także podczas odbywania praktyk szkolnych w Urzędzie Gminy oraz przy organizacji innych działań z udziałem małoletnich przez Urząd Gminy. Celem wprowadzenia Standardów jest dbałość o dobro małoletnich, uwzględnianie ich potrzeb i podejmowanie działań w ich jak najlepszym interesie w czasie sprawowania nad nimi opieki.
Ilekroć w dokumencie jest mowa o:
1. Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Rudniki;
2. kierowcy – należy przez to rozumieć kierowcę pojazdu (np. autobusu szkolnego) zatrudnionego przez przedsiębiorcę świadczącego usługę dowozu do szkół lub przewożącego małoletnich na zlecenie Urzędu lub Gminy;
3. krzywdzeniu – należy przez to rozumieć każde zamierzone lub niezamierzone działanie lub zaniechanie, które narusza prawa i swobody małoletniego, godzi w jego dobro lub zakłóca jego prawidłowy rozwój (w szczególności popełnienie czynu zabronionego na szkodę małoletniego, zaniedbanie, przemoc fizyczną, psychiczną lub seksualną);
4. małoletnim – należy przez to rozumieć każdą osobę do ukończenia 18 roku życia, która nie uzyskała pełnoletniości z racji zawarcia związku małżeńskiego;
5. personelu – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w Urzędzie, osoby wykonujące zadania na podstawie umów cywilnoprawnych zawartych z Urzędem lub Gminą (w szczególności opiekunów podczas dowozów do szkół oraz osoby prowadzące zajęcia z małoletnimi), osoby prowadzące szkolenia lub instruktorki/instruktorów w ramach praktyk szkolnych, a także wolontariuszy, stażystów i inne osoby dopuszczone do opieki lub prowadzenia zajęć z małoletnimi w imieniu Urzędu lub Gminy;
6. rodzicach – należy przez to rozumieć rodziców, opiekunów prawnych oraz osoby lub podmioty sprawujące pieczę zastępczą nad małoletnim;
7. Standardach – należy przez to rozumieć Standardy Ochrony Małoletnich w Urzędzie Gminy w Rudnikach;
8. uczniach – należy przez to rozumieć uczniów szkół i wychowanków przedszkoli, dla których organem prowadzącym jest Gmina, małoletnich, z którymi na zlecenie Urzędu lub Gminy prowadzone są zajęcia, oraz uczniów odbywających w Urzędzie praktykę szkolną;
9. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Rudnikach.

Rozdział I. Zasady bezpiecznej rekrutacji personelu

1. Przed nawiązaniem stosunku pracy lub dopuszczeniem osoby zatrudnianej do wykonywania obowiązków związanych z opieką nad małoletnimi, upoważniony pracownik Urzędu ma obowiązek sprawdzić, czy dane tej osoby zostały zamieszczone w:
a) Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (rejestr z dostępem ograniczonym),
b) Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie.
2. Wydruk z weryfikacji w rejestrach jest przechowywany w aktach osobowych pracownika lub w dokumentacji zawieranej umowy cywilnoprawnej.
3. W celu weryfikacji pobiera się następujące dane kandydata: imię, nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, nazwisko rodowe oraz imiona rodziców.
4. Kandydat ma ponadto obowiązek przedłożyć informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności w zakresie przestępstw przeciwko wolności, wolności seksualnej i obyczajowości, handlu ludźmi, znęcania się oraz przestępstw określonych w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii (lub odpowiadających im przepisach prawa obcego).
5. Osoby posiadające obywatelstwo innego państwa lub zamieszkujące poza Polską w ciągu ostatnich 20 lat składają dodatkowo zaświadczenia z rejestrów karnych odpowiednich państw wydane do celów pracy z dziećmi. Jeśli w danym kraju nie prowadzi się takich rejestrów, kandydat składa pod rygorem odpowiedzialności karnej oświadczenie o tym fakcie oraz o braku wyroków i zakazów pracy z małoletnimi (załącznik nr 1).
6. Wszystkie dokumenty, zaświadczenia i wydruki przechowuje się w aktach osobowych lub dokumentacji umowy.
7. Osobą odpowiedzialną za pełną weryfikację kandydata i odebranie oświadczeń jest pracownik Urzędu Gminy będący jego bezpośredni przełożony.
8. W przypadku korzystania z usług zewnętrznego przewoźnika w celu realizacji dowozu uczniów do szkół, realizacja przewozu dopuszczalna jest wyłącznie przy jednoczesnej obecności w pojeździe kierowcy oraz wyznaczonego opiekuna dowozu. Jeżeli zgodnie z umową obowiązek zapewnienia opiekuna spoczywa na przewoźniku, przed podpisaniem umowy składa on pisemne oświadczenie, że osoby wyznaczone do pełnienia tej funkcji zostały przez niego zweryfikowane zgodnie z przepisami ustawy o ochronie małoletnich. Obowiązek weryfikacji ze strony przewoźnika nie dotyczy kierowców pojazdów, o ile nie wykonują oni samodzielnych czynności opiekuńczych wobec małoletnich.

Rozdział II. Przygotowanie personelu do stosowania standardów

1. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie pracowników do stosowania Standardów Ochrony Małoletnich jest kierownik danego referatu. W przypadku praktykantów, stażystów i wolontariuszy obowiązek ten spoczywa na sekretarzu gminy. Do ich kompetencji należy nadzór nad prawidłowym wdrożeniem procedur, organizowanie instruktażu oraz zweryfikowanie znajomości zasad bezpiecznych relacji z małoletnimi i procedur interwencji w podległych komórkach organizacyjnych.
2. Przygotowanie personelu oraz praktykantów odbywa się w formie obowiązkowego szkolenia lub zapoznania z dokumentacją. Musi ono nastąpić przed dopuszczeniem danej osoby do wykonywania obowiązków i kontaktu z małoletnimi. Zakres tego przygotowania obejmuje naukę rozpoznawania symptomów krzywdzenia dzieci, zasady bezpiecznego kontaktu oraz ścieżkę postępowania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego.
3. Przygotowanie pracownika oraz dorosłego praktykanta lub stażysty jest dokumentowane poprzez odebranie pisemnego oświadczenia o zapoznaniu się ze standardami i zobowiązaniu do ich przestrzegania (załącznik nr 2).
4. Dokumenty te są archiwizowane w aktach osobowych pracowników lub w dokumentacji dotyczącej praktyk i staży.

Rozdział III. Zasady bezpiecznych relacji personelu z małoletnimi

1. Naczelną zasadą w relacjach z małoletnimi jest działanie dla ich dobra, z szacunkiem, cierpliwością i bezstronnością.
2. Personel (w tym opiekunowie dowozów) utrzymuje z dziećmi wyłącznie jawne relacje zawodowe w godzinach pracy, chroniąc ich prywatność i dane osobowe wrażliwe.
3. Kontakt fizyczny z małoletnim może mieć miejsce wyłącznie w sytuacjach uzasadnionych ochroną zdrowia i życia oraz zapewnienia bezpieczeństwa ucznia, w szczególności przy udzielaniu pomocy podczas wsiadania lub wysiadania z pojazdu czy udzielaniu pierwszej pomocy.
4. Niedopuszczalne jest nawiązywanie przez personel relacji o charakterze prywatnym, w tym kontaktów poza zakresem obowiązków służbowych, przekazywanie prywatnych danych kontaktowych oraz zapraszanie małoletnich do kontaktów poza czasem pracy personelu.

Rozdział IV. Wymogi dotyczące bezpiecznych relacji między małoletnimi (zachowania niedozwolone)

1. Małoletni uczestniczący w zajęciach, wydarzeniach lub dowozach organizowanych przez Urząd Gminy mają prawo do pełnego bezpieczeństwa, wzajemnego wsparcia i szacunku dla swojej odmienności.
2. W relacjach rówieśniczych obowiązuje zasada zero tolerancji dla przemocy, która narusza godność i niszczy dobrostan psychiczny dzieci.
3. W kontaktach między małoletnimi bezwzględnie zabrania się wszelkich form agresji.
4. Niedopuszczalna jest przemoc fizyczna i relacyjna, w tym bicie, popychanie, plucie, niszczenie cudzej własności, wymuszanie pieniędzy, izolowanie rówieśników z grupy oraz wykonywanie wrogich gestów.
5. Zabrania się również agresji słownej, takiej jak wyzywanie, wyśmiewanie, straszenie i celowe ośmieszanie.
6. Małoletnim nie wolno także wnosić ani posiadać żadnych niebezpiecznych przedmiotów i substancji, które mogłyby zagrozić życiu lub zdrowiu innych osób.

Rozdział V. Zasady korzystania z internetu i urządzeń cyfrowych

1. Podczas dowozów do placówek oświatowych obowiązuje zakaz korzystania z telefonów komórkowych i innych prywatnych urządzeń ekranowych, co ma zapewnić małoletnim bezpieczeństwo oraz ochronę przed zagrożeniami cyfrowymi. Wyjątkiem jest konieczność pilnego kontaktu z rodzicem, co może nastąpić wyłącznie za wiedzą i zgodą opiekuna dowozu.
2. Podczas praktyk szkolnych, zajęć czy imprez organizowanych przez Urząd Gminy, zasady korzystania z telefonów ustalają osoby prowadzące te aktywności, po wcześniejszym uzgodnieniu i zatwierdzeniu ich przez właściwego kierownika referatu.

Rozdział VI. Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i udzielanie wsparcia

1. Osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletnim są kierownicy poszczególnych referatów Urzędu Gminy, zgodnie z ich zakresem merytorycznym.
2. Każdy kierownik referatu ma obowiązek niezwłocznie zarejestrować takie zgłoszenie, przeprowadzić wewnętrzne postępowanie wyjaśniające oraz podjąć natychmiastowe działania korygujące i interwencyjne.
3. W razie konieczności Urząd Gminy współpracuje w zakresie zabezpieczenia dziecka ze szkołą lub Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz innymi wyspecjalizowanymi instytucjami zewnętrznymi.

Rozdział VII. Sposób dokumentowania i zasady przechowywania zgłoszeń

1. Każda czynność podjęta w ramach procedury interwencji, w tym przyjęcie zgłoszenia, wysłanie pism do służb zewnętrznych czy ustne upomnienie pracownika, musi zostać udokumentowana pisemnie i włączona do akt sprawy. Przy każdym zgłoszeniu kierownik referatu sporządza szczegółową kartę interwencji (załącznik nr 3).
2. Dane osobowe małoletniego pokrzywdzonego, jego rodziców oraz świadków podlegają szczególnej ochronie przed wiktymizacją.
3. Pełna dokumentacja spraw jest przechowywana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym i osobom trzecim, a dane mogą być ujawniane wyłącznie instytucjom prawnie do tego upoważnionym, takim jak policja, sąd czy prokuratura.
4. Zanimizowane opisy incydentów bez danych osobowych są przekazywane Kierownikowi Referatu Oświaty wyłącznie na potrzeby okresowego przeglądu i aktualizacji Standardów.

Rozdział VIII. Zasady i procedura podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego

1. W przypadku gdy zagrożenie ma miejsce bezpośrednio przy personelu, reakcja powinna być natychmiastowa. Jeżeli do zdarzenia dochodzi w trakcie dowozów szkolnych, w tym w sytuacji zagrożenia ze strony innego uczestnika przewozu (rówieśnika lub osoby trzeciej), kierowca bezpiecznie zatrzymuje pojazd w najbliższym bezpiecznym miejscu, a opiekun niezwłocznie odseparowuje małoletniego od źródła zagrożenia i zapewnia mu ochronę.
2. W przypadku gdy zagrożenie zdrowia lub życia dziecka występuje podczas innych wydarzeń organizowanych przez gminę, personel obecny na miejscu natychmiast przerywa niebezpieczną sytuację i zabezpiecza małoletniego w bezpiecznym otoczeniu. W sytuacjach bezpośredniego zagrożenia zdrowia lub życia pracownik ma bezwzględny obowiązek natychmiast wezwać właściwe służby ratunkowe pod numerem 112. Po zabezpieczeniu dziecka pracownik niezwłocznie powiadamia telefonicznie kierownika właściwego referatu.
3. Gdy pracownik podejrzewa, że sytuacja dzieje się poza czasem opieki: W przypadku podejrzenia lub uzyskania informacji, że małoletni doświadcza przemocy lub zaniedbania (np. brak odpowiedniej odzieży, brak opieki na przystanku), pracownik zgłasza to kierownikowi referatu poprzez sporządzenie i przekazanie szczegółowej notatki służbowej.
4. Pracownik nie jest uprawniony do samodzielnego prowadzenia czynności wyjaśniających wykraczających poza zabezpieczenie małoletniego i sporządzenie notatki.
5. Dane osobowe pokrzywdzonego małoletniego i zgłaszającego podlegają ścisłej poufności i ochronie przed dostępem osób trzecich.

Rozdział IX. Procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa

1. Osobą odpowiedzialną za podpisywanie i składanie oficjalnych zawiadomień, wniosków oraz zapytań do organów zewnętrznych jest Wójt Gminy lub upoważniony przez niego właściwy kierownik referatu Urzędu Gminy.
2. Po sporządzeniu Karty Interwencji właściwy kierownik referatu niezwłocznie przygotowuje projekt oficjalnego pisma, czyli zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub wniosku o wgląd w sytuację rodziny. Pismo to wraz z kopią zgromadzonej dokumentacji i notatki służbowej pracownika jest niezwłocznie przekazywane do podpisu osobie uprawnionej do reprezentowania Urzędu.
3. Zawiadomienie do organów zewnętrznych musi zostać wysłane lub dostarczone osobiście do właściwej instytucji natychmiast po zweryfikowaniu zgłoszenia, a w sytuacjach bezpośredniego zagrożenia życia składa się je najpierw telefonicznie i niezwłocznie potwierdza pisemnie. Pisma kieruje się odpowiednio do: Policji lub Prokuratury (art. 304 KPK) – w przypadku podejrzenia przestępstwa na szkodę małoletniego; wniosku do Sądu Rodzinnego (art. 572 KPC) – w przypadku rażącego zaniedbania w środowisku rodzinnym; powiadomienia instytucji uprawnionych do wszczęcia procedury „Niebieskiej Karty” (np. GOPS, Policja), jeśli zachodzi podejrzenie przemocy domowej.
4. O każdym fakcie złożenia zawiadomienia do organów zewnętrznych dotyczącego ucznia kierownik referatu niezwłocznie informuje dyrektora właściwej szkoły, przesyłając informację o podjętych krokach prawnych, dbając jednocześnie o to, by dane osobowe małoletniego i zgłaszającego podlegały ścisłej poufności i ochronie przed dostępem osób trzecich.

Rozdział X. Zasady przeglądu i aktualizacji standardów

1. Standardy Ochrony Małoletnich w Urzędzie podlegają formalnemu przeglądowi i ocenie ich aktualności co najmniej raz na dwa lata.
2. Osobą odpowiedzialną za monitorowanie, ewaluację i modyfikowanie dokumentu jest Kierownik Referatu Oświaty.
3. Podczas dwuletniego przeglądu Kierownik Referatu Oświaty, w drodze krótkich konsultacji z pozostałymi kierownikami referatów oraz dyrektorami szkół i przedszkoli, weryfikuje skuteczność Standardów.
4. Ocena ta obejmuje sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy oraz nowo zatrudniony personel (w tym opiekunowie dowozów oraz opiekunowie praktykantów) podpisali oświadczenia o zapoznaniu się ze Standardami, a także czy dokument jest publicznie dostępny, a jego wersja skrócona dla dzieci została odpowiednio wyeksponowana. Kontroli podlega również bezwzględne stosowanie zasad bezpiecznej rekrutacji, weryfikacji kandydatów w rejestrach, funkcjonowanie zabezpieczeń technicznych w sieci internetowej Urzędu (ochrona przed treściami szkodliwymi) oraz wiedza pracowników i małoletnich na temat sposobów zgłaszania podejrzeń krzywdzenia. Weryfikuje się ponadto, czy w Urzędzie wywieszono w widocznym miejscu bezpłatne, dziecięce numery telefonów zaufania oraz czy w przypadku odnotowania wcześniejszych zgłoszeń dotychczasowe procedury okazały się wystarczające i adekwatne.
5. W celu zebrania opinii personelu, raz na dwa lata wśród pracowników zobowiązanych do stosowania Standardów przeprowadza się uproszczoną ankietę (załącznik nr 4).
6. Po zakończeniu cyklu ewaluacji Kierownik Referatu Oświaty sporządza krótkie, pisemne sprawozdanie zawierające wnioski oraz ewentualne rekomendacje zmian, a następnie przedkłada je Wójtowi Gminy.

Rozdział XI. Zasady i sposób udostępniania standardów rodzicom oraz małoletnim

1. Standardy są stale dostępne dla rodziców, opiekunów oraz małoletnich na stronie internetowej Urzędu Gminy oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Oryginał dokumentu w wersji papierowej jest dostępny do wglądu w siedzibie Urzędu Gminy. Osobą odpowiedzialną za jego przechowywanie i udostępnianie jest Kierownik Referatu Oświaty.
2. Rodzice uczniów oraz małoletni są informowani o wdrożeniu i aktualizacjach Standardów przy składaniu wniosków o objęcie dziecka dowozem, edukacją lub inną formą współpracy z Gminą. Informacja o wejściu w życie Standardów oraz o miejscu ich stałego udostępnienia jest przekazywana rodzicom corocznie, w terminie 30 dni od rozpoczęcia roku szkolnego, za pośrednictwem systemów komunikacji macierzystych placówek oświatowych (np. dziennika elektronicznego) lub podczas pierwszych zebrań z rodzicami.
3. Małoletni uczniowie odbywający praktyki zawodowe w Urzędzie są zapoznawani ze Standardami w pierwszym dniu praktyk, w trakcie wstępnego instruktażu. Opiekun praktykanta przekazuje mu egzemplarz skróconej wersji Standardów (załącznik nr 5), przygotowanej w języku zrozumiałym dla dzieci i młodzieży, oraz omawia zawarte w niej zasady i prawa małoletniego.

Rozdział XII. Postanowienia końcowe

Standardy Ochrony Małoletnich w Urzędzie Gminy wchodzą w życie z dniem podpisania wprowadzającego je Zarządzenia Wójta Gminy. Publikacja dokumentu oraz podanie go do publicznej wiadomości następuje poprzez zamieszczenie pełnej treści Standardów wraz z ich wersją skróconą w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy. Dodatkowo czytelna informacja o przyjęciu Standardów, zawierająca wskazanie miejsca ich publikacji oraz numery dziecięcych telefonów zaufania, zostaje wywieszona na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Gminy.